Prospettive e metodologie per il software usato

Nel pubblico e nel privato, nelle grandi aziende così come nelle piccole e medie, sono sempre più numerosi coloro che fanno ricorso al software usato. Per risparmiare, certo, ma in alcuni casi anche per garantire uniformità con le versioni già installate o per evitare le potenziali insidie delle ultime release, a volte da stabilizzare.

Secondo i dati Anitec-Assinform, nel 2018 in Italia la domanda di software e soluzioni ICT è cresciuta del 7,7% grazie alla spinta propulsiva dell’innovazione e della trasformazione digitale. Non sempre però, le aziende sono in grado di fare fronte agli investimenti continui necessari per mantenersi competitive, soprattutto in un momento di congiuntura e Pil a crescita molto bassa come quello attuale.

Significativi anche i dati pubblicati in un recente studio di Osterman Research, società statunitense di analisi e ricerca specializzata nel mercato IT – secondo i quali un’azienda su tre compra licenze software che poi non utilizza. E’ in questo modo che si sviluppa il cosiddetto “shelfware”, un fenomeno per il quale si riempiono gli scaffali IT delle aziende ben oltre i reali bisogni, creando un significativo danno economico.

Un’alternativa per anticipare gli audit o per liberare capitale immobilizzato

Il mercato del software usato sta diventando quindi un’alternativa sempre più considerata e, di conseguenza, monitorata e normata. A questo proposito, la sentenza del 3 luglio del 2012 emessa dalla Corte di Giustizia dell’Unione Europea, ha stabilito che l’autore di un software non può opporsi alla rivendita delle licenze usate, dando di fatto il primo forte impulso a un mercato parallelo, nel quale le aziende che devono liberare asset vendono le licenze software in esubero o non più utilizzate a chi necessita di applicativi strategici, ma ha risorse di investimento limitate o ha particolari esigenze. Tra queste ultime, ci sono soprattutto le aziende che dispongono di un numero insufficiente di licenze e che, quando se ne accorgono, temono le conseguenze di un eventuale controllo di plausibilità da parte del produttore del software. Situazioni come questa possono essere prevenute tramite la pratica professionale definita Software Asset Management (SAM), ma, se non disponibile, può essere utile richiedere un software audit indipendente. In particolare, il servizio offerto da Vendosoft – multinazionale tedesca specializzata nella compravendita di licenze software Microsoft e Adobe, nuove e usate, attiva anche in Italia – prevede il controllo del software installato nell’azienda e la verifica della sua corrispondenza con il numero degli utenti dei contratti di licenza. Se il numero delle licenze acquistate direttamente dal produttore risulta inferiore, Vendosoft propone l’acquisto di altre licenze degli stessi prodotti. Se, viceversa, dall’audit emerge un esubero di licenze, Vendosoft può acquistare il software non utilizzato, liberando in tal modo capitale per altri acquisti.

Risparmio garantito, prodotti affidabili e aggiornati
Björn Orth è Founder e Managing Director di Vendosoft

Sembra banale dirlo, ma il software non si deteriora. Al contrario, non solo quello usato funziona ed è affidabile come quello nuovo, ma ha il vantaggio di essere economicamente molto vantaggioso.

Continuando a utilizzare dati relativi alla galassia Microsoft, il ciclo di vita di un programma con “supporto esteso” è normalmente di dieci anni, a partire dalla data del rilascio gli utenti. Anche coloro che hanno acquistato il software usato, possono quindi contare su dieci anni di aggiornamenti e patch di sicurezza. Senza contare che, grazie al mercato parallelo dell’usato, le aziende possono acquistare anche licenze di versioni che il produttore non ha più in catalogo.

Risparmiare denaro, ma occhio attento alle insidie

Non tutto, però, è così semplice e sicuro come potrebbe sembrare. Anche se la sentenza dalla Corte di Giustizia Europea ha definito i contorni giuridici della compravendita del software usato, infatti, ci sono numerose insidie per chi lo vende e per chi lo compra. I primi, possono rischiare di vedersi riconosciuto un valore inferiore a quello reale e si espongono anche a potenziali rischi in termini di sicurezza dei dati e della privacy; i secondi, potrebbero in buona fede acquistare software non regolarmente acquistato o senza dichiarazione di disinstallazione e quindi potenzialmente ancora in uso presso l’acquirente originario. Per non parlare del rischio di acquistare software copiato illegalmente.

Insomma, orientarsi verso il software usato è un modo di risparmiare e di aumentare la liquidità, ma espone alla possibilità di incorrere in qualche insidia e trabocchetto che bisognerebbe affrontare solo affidandosi a esperti seri e certificati.

A questo proposito, da sempre Vendosoft consiglia alle aziende – ma anche ad amministrazioni pubbliche, ad enti e associazioni, a studi professionali e consulenti – di verificare alcuni parametri per essere certi della scelta ed evitare possibili comportamenti scorretti.

Serietà del venditore

Il commercio di licenze software è un’attività lucrativa. Come nel mercato delle automobili di seconda mano, anche in quello del software usato possono operare alcune “pecore nere”. E’ quindi indispensabile per prima cosa accertarsi della serietà del venditore, verificando, per esempio, le certificazioni ottenute presso i produttori di software.

Software acquistato o a noleggio

Le licenze possono essere vendute solo se il software era stato regolarmente acquistato. Bisogna quindi fare molta attenzione quando vengono offerte licenze a noleggio a prezzi vantaggiosi.

Trasferimento delle licenze

Presupposto essenziale per l’acquisto di software usato è la regolare cessione delle licenze. Un software può essere rivenduto solo se le aziende che lo immettono sul mercato non continuano a utilizzarlo. Per documentare la regolarità legale dell’acquisto effettuato, sono necessari e determinanti la fattura, la bolla di consegna, la dichiarazione di distruzione sottoscritta dal proprietario originario e i dischi di installazione.

Software standard vs software speciale

Acquistare licenze usate è ragionevole nel caso di software standard, come i sistemi operativi Microsoft, le applicazioni Office o le soluzioni Adobe XI. Non ha invece alcun senso quando il software ha subito personalizzazioni: in questi casi, infatti, i rischi sono non solo di acquistare una soluzione non allineata alle proprie esigenze – annullando di fatti i potenziali risparmi -, ma anche di veder lievitare i costi del supporto.

Accettazione in pagamento

Se con l’acquisto di software non si integrano scorte, ma si passa a una versione più recente, quella precedente può rimanere inutilizzata e improduttiva. Alcuni rivenditori, come Vendosoft, accettano queste giacenze come forma di pagamento, consentendo di convertire in liquidità il capitale vincolato e di raddoppiare il risparmio con l’acquisto di software “nuovo”. Anche in questa eventualità, quindi, è importante accertarsi della serietà dell’intermediario.

Vendosoft osserva integralmente le linee guida per il commercio di software usato stabilite dalla Corte di giustizia europea avvalendosi di professionisti esperti nel licensing certificati da Microsoft e da Adobe – che forniscono anche consulenza di auditing sullo stato delle licenze – e appoggiandosi a revisori contabili che controllano la legittimità degli acquisti e delle vendite.
Per maggiori informazioni sul tema “Sicurezza per l’acquisto e la vendita di software usato“ e su cosa prestare attenzione, consultare QUI